查阅个人成绩、学籍档案须知

温馨提示

根据相关通知精神,寒假将自2022年12月30日(周日)开始,至2023年2月16日(周四)结束。鉴于学院档案室人力不足,寒假期间档案利用服务申请响应时间无法保证,建议今年报考机关事业单位和国企(包括各类银行)、军校的同学,在机关事业单位和国企(含各类银行)任职的校友们(干部人事档案专项工作涉及每位在这些单位、企业任职的校友)尽量在2022年12月29日前办理档案利用。

宁大科技学院档案室

2022年12月14日

查阅个人成绩、学籍档案须知

本《须知》所指个人成绩、学籍档案是指《录取通知书》、《毕业成绩总表》、《学籍表》和《普通高校录取新生名册》,查阅利用以上档案的具体规定如下:

.本人办理

1.本人前来办理,持本人身份证原件即可办理

二.委托办理

1.本人不能前来办理时,需向档案室提交查档委托书及身份证原件的扫描件,将委托书(pdf格式)及身份证原件的扫描件(JPG或PDF格式)发送至ds@nbu.edu.cn必须在邮件主题中注明某某人的查档委托书。在邮件正文中写明档案材料复印件是否需密封后交付受委托人,是否允许受委托人拍摄档案材料复印件,未写明的默认为不需要密封,允许拍摄。)。委托书的内容应包含(但不仅限于):毕业年度、所学专业(查询<录取通知书>和<普通高校录取新生名册>,要提供录取专业/大类的名称)、入学时间(录取当年,保留入学资格参军入伍,后退伍返校的同学,须同时提供高考录取、退伍返校2个时间)、利用目的和委托人联系电话等信息(参考模板见附件一)。委托书必须是本人手写,严禁机打。邮件发送后,请电告0574-63712617,并预约被委托人来校办理时间。

被委托人须持本人身份证,在档案室确认收到委托书信息后,于预约时间内前来办理。

2.若本人确有特殊情况,不能按规定发送《查档委托书》办理委托查档手续,可委托父母执出生医学证明(父母和孩子姓名信息齐全)、户口薄(父母和孩子在一个户口上,如孩子户口已迁出且户口薄重新制作过,则需要辖地派出所复印相关材料或出具相关证明)等有效亲子关系证明材料和父母本人身份证,在约定时间前来办理。如没有《查档委托书》,且来人不能提供有效亲子关系证明材料的,鉴于对学生个人信息安全和利益负责,学院档案室不予以提供相关档案的查阅利用服务。

如本人为现役军人等使用互联网和移动通讯设备受限的校友,请在方便打电话时,尽早致电0574-63712617咨询、联系相关事项。

三.公函协查

1.对于“干部人事档案专项工作”需补充相关(录取/入学信息)学籍档案材料的校友,学院档案室统一提供的是《普通高等学校录取新生名册》本人页复印件。需要复印件的校友,若本人不方便来学院现场办理的,可由所在单位发协查函/联系函到学院档案室调取,来函需准确提供协查对象的录取时间、生源地、录取专业/大类、考生类别(艺术文/理、普通文/理、社体)、录取类型/批次(专升本、单招单考、定向委培)等信息(单位无协查函/联系函统一格式的,可参考附件二。)。来函在两页及以上,尤其协查对象信息和协查函/联系函正文不在同一页的,须加盖骑缝章

学院档案室在收到协查函/联系函原件后,将以顺丰到付寄送相关材料。若公函中联系人、收件人非校友本人,请在来函中一并提供校友本人的联系电话,以便在需要时可及时联系。

2.应征入伍后保留学籍(入学资格)的同学,在报考军校(提干)需要《普通高等学校录取新生名册》本人页复印件、《录取通知书》复印件时,若所在部队同意,也可以采取公函协查方式,公函内容和格式可参照附件二

*大类录取,入学后专业分流的同学,“录取专业/大类”要写所录取大类的名称(各大类所对应的分流专业,可查看当年的招生计划);入学后转过专业的同学,“录取专业/大类”要写录取时的专业/大类名称。

*保留入学资格参军入伍,退伍返校后,“录取时间”要写高考录取的时间,不是退伍返校的时间。

3.来函通信地址:宁波大学科学技术学院综合档案室(图书馆705) 浙江省慈溪市白沙路街道学林路96号宁大科院三号门)

联系电话:0574-63712617 联系人:茅老师

*综合考虑学校周边快递公司网点设置和派送方式等情况,建议优先考虑使用顺丰速运(SF)或邮政速递(EMS)。在发出快递后,请将快递单号发送至ds@nbu.edu.cn(在邮件主题中注明某某人的协查函快递单号)。

四.开放时间:

1.可查档(预约)时间:星期一下午13:30 —— 15:30;星期二 至 星期五,上午9:00——11:00,下午13:30 —— 15:30。

(双休日、寒/暑假轮休期间、国家法定节假日和需实施校园封闭管理的特情期间不接待查档。)

2.根据学院新冠肺炎疫情防控规定,需进入校园办理档案利用的校友、学生家长、非校内师生被委托人,需提前1天通过学院访客申请系统提交申请(学院微信公众号/日常校务/访客申请),获得批准后,方可在约定时间入校。

*为提高申请审核效率,建议申请者提前致电0574-63712617咨询相关事项,或在提交申请后将个人信息的申请页面截图发送到ds@nbu.edu.cn.

五、注意事项

1.因历史原因,宁大科技学院2005年(2005级)及之前学生的《新生录取名册》原件保存在宁波大学档案馆,学院档案室保存的为副本(复印件),建议到宁波大学档案馆查阅利用(联系电话:0574-87600221)。

2.宁大科技学院曾采取大类录取,学生入学后在大二进行专业分流的模式,这类学生的《普通高校录取新生名册》“录取专业”一栏写的是所录取的大类名称,毕业时学历证书上的专业名称是专业分流后所学具体专业的名称;还有一类学生是在校就读期间转过专业或参加过特色班选拔,毕业时学历证书上的专业名称和《普通高校录取新生名册》上的也不一样。这两类学生,若就职单位需要相关的书面证明,请联系学院教务部(学籍管理)/招生办公室,联系电话:0574-87600697,联系人:杨老师,办公地址:行政楼206室。

采用公函协查学籍档案信息方式的,可直接在公函中写明(勾选)是否需要有关专业变动的相关证明。协查函中明确需要相关证明的,学院档案室将通过内部程序协调办理,并与其它材料一并寄送;若协查函中明确不需要相关证明,事后又需要的,请自行联系学院教务部(学籍管理)/招生办公室;协查函中未明确(写明或勾选)是否需要相关证明的,默认为不需要(2021年9月18日起)。

3.学院档案室仅接收和保管学籍和成绩档案,学生个人档案,2019级之前的由学院学工部统一管理,如需查询个人档案或了解相关事项,请联系学院学工部就业指导办公室,联系电话:0574—87600533,联系人:赵老师,办公地址:师生活动中心106室;2019级之后的由各二级学院学工办管理,有需要请联系所在二级学院学工办,联系方式和办公地点详见:信息服务 » 办事指南 (ndky.edu.cn)

4.《成绩总表(含GPA)也可以在学院自助打印设备上进行自助打印,打印方式详见《学习成绩表、学历证明自助打印须知》信息服务 » 办事指南 (ndky.edu.cn)



附件一:查档委托书(参考模版)

注:

《查档委托书》需委托人本人全文手写并签名严禁在模板打印件上手写填空,然后扫描成PDF格式的电子文件,和委

托人本人身份证原件正反面扫描件或照片(jpg或pdf格式)一起发送到电子邮箱:ds@nbu.edu.cn,发出后打电话0574-63712617 63712519告知并预约受委托人来查档的时间。

入学后转专业、退伍复读时重新选择专业的同学,必须如实填写录取时的专业/大类,否则无法查找录取时产生的档案。

受委托人需持本人身份证,在约定时间内来校办理档案查阅和利用手续。

 

  附件二:关于请求协查干部学籍材料的函(参考格式)