查阅个人成绩、学籍档案须知

查阅个人成绩、学籍档案须知

本《须知》所指个人成绩、学籍档案是指《毕业成绩总表》、《录取通知书》、《学籍表》和《普通高校录取新生名册》,查阅利用以上档案的具体规定如下:

.本人办理

1.本人现场办理,持本人身份证原件即可办理

*请提前致电0574-63712617,预约来校办理时间,以免因本室工作人员外出公干而跑空趟。

二.委托办理

1.本人不能前来办理时,需向档案室提交《查档委托书》(以下简称<委托书>)及身份证原件(正、反两面)的扫描件,将《委托书》(pdf格式)及身份证原件的扫描件(JPG或PDF格式)发送至ds@nbu.edu.cn必须在邮件主题中注明某某人的查档委托书。在邮件正文中写明档案材料复印件是否需密封后交付受委托人,是否允许受委托人拍摄档案材料复印件,未写明的默认为不需要密封,允许拍摄。)。

《委托书》的内容应包含(但不仅限于):毕业年度、所学专业(查询<录取通知书>和<普通高校录取新生名册>,要提供录取专业/大类的名称)、入学时间(录取当年,保留入学资格参军入伍,后退伍返校的同学,须同时提供高考录取、退伍返校2个时间)、利用目的和委托人联系电话等信息(参考模板见附件一)。委托书必须是本人手写,严禁机打。邮件发送后,请电告0574-63712617,并预约被委托人来校办理时间。

被委托人须持本人身份证,在档案室确认收到委托书信息后,于预约时间内前来办理。

2.若本人确有特殊情况,不能按规定发送《查档委托书》办理委托查档手续,可委托父母执出生医学证明(父母和孩子姓名等信息齐全,发证单位印信完整清楚)、户口薄(父母和孩子在一个户口上,如孩子户口已迁出且户口薄重新制作过,则需要从辖地派出所复印相关材料或出具相关证明)等有效亲子关系证明材料和父母本人身份证,在约定时间前来办理。如没有《查档委托书》,且来人不能提供有效亲子关系证明材料的,鉴于对学生个人信息安全和利益负责,学院档案室不予以提供相关档案的查阅利用服务。

如本人为现役军人等使用互联网和移动通讯设备受限的校友,请在方便打电话时,尽早致电0574-63712617咨询、联系相关事项。

三.公函协查

1.对于“干部人事档案专项工作”需补充相关(录取/入学信息)学籍档案材料的校友,学院档案室统一提供的是《普通高等学校录取新生名册》本人页复印件。需要此复印件的校友,若本人不方便来学院现场办理的,可由所在单位发协查函/联系函到学院档案室调取,来函需准确提供协查对象的录取时间、生源地、录取专业/大类、考生类别(艺术文/理、普通文/理、社体)、录取类型/批次(专升本、单招单考、定向委培)等信息(单位无协查函/联系函统一格式的,可参考附件二。)。来函在两页及以上,尤其协查对象信息和协查函/联系函正文不在同一页的,须加盖骑缝章

学院档案室在收到协查函/联系函原件后,将以顺丰到付寄送相关材料。若公函中联系人、收件人非校友本人,请在来函中一并提供校友本人的联系电话,以便在需要时可及时联系。

2.应征入伍后保留学籍(入学资格)的同学,在报考军校(提干)需要《普通高等学校录取新生名册》本人页复印件、《录取通知书》复印件时,若所在部队同意,也可以采取公函协查方式,公函内容和格式可参照附件二

*大类录取,入学后专业分流的同学,“录取专业/大类”要写所录取大类的名称(各大类所对应的分流专业,可查看当年的招生计划);入学后转过专业的同学,“录取专业/大类”要写录取时的专业/大类名称。

*保留入学资格参军入伍的同学,退伍(役)返校后,“录取时间”要写高考录取的时间,不是退伍(役)返校的时间。

3.来函通信地址:宁波大学科学技术学院综合档案室(图书馆705) 浙江省慈溪市白沙路街道学林路96号宁大科院三号门)

联系电话:0574-63712617 联系人:茅老师

*综合考虑学校周边快递公司网点设置和派送方式等情况,建议优先考虑使用顺丰速运(SF)或邮政速递(EMS)。在发出快递后,请将快递单号发送至ds@nbu.edu.cn(在邮件主题中注明某某人的协查函快递单号)。

四.开放时间:

1.可查档(预约)时间:星期一下午13:30 —— 15:30;星期二 至 星期五,上午9:00——11:00,下午13:30 —— 15:30。

(双休日、寒/暑假轮休期间、国家法定节假日和需实施校园封闭管理的特情期间不接待查档。)

2.非校内人员(含未申领校友卡的宁大科院校友),请于预约来校日期前,在学院微信公众号“日常校务”提交“访客申请”,通过后方可在约定时间从学院三号门进入校园。

*为提高申请审核效率,建议申请者提交申请后致电0574-63712617,或将个人信息的申请页面截图发送到ds@nbu.edu.cn,以便本室工作人员跟进审核进度。

*若访客申请审核通过后,来访客未能在约定时间进校办理档案利用,须重新预约时间和提交访客申请。

五、注意事项

1.因历史原因,宁大科技学院2005年(2005级)及之前学生的《新生录取名册》原件保存在宁波大学档案馆,学院档案室保存的为复印件,建议到宁波大学档案馆查阅利用,联系电话:0574-87600221。

2.宁大科技学院曾采取大类录取,学生入学后在大二进行专业分流的模式,这类学生的《普通高校录取新生名册》“录取专业”一栏写的是所录取的大类名称,毕业时学历证书上的专业名称是专业分流后所学具体专业的名称;还有一类学生是在校就读期间转过专业或参加过特色班选拔,毕业时学历证书上的专业名称和《普通高校录取新生名册》上的也不一样。这两类学生,若就职单位需要相关的书面证明,请联系学院教务部(学籍管理)/招生办公室,联系电话:0574-87600697,联系人:杨老师,办公地址:行政楼206室。

采用公函协查学籍档案信息方式的,可直接在公函中写明(勾选)是否需要有关专业变动的相关证明。协查函中明确需要相关证明的,学院档案室将通过内部程序协调办理,并与其它材料一并寄送;若协查函中明确不需要相关证明,事后又需要的,请自行联系学院教务部(学籍管理)/招生办公室;协查函中未明确(写明或勾选)是否需要相关证明的,默认为不需要(2021年9月18日起)。

3.学院档案室仅接收和保管学籍和成绩档案。学生个人档案,2019级之前的由学院学工部统一管理,如需查询个人档案或了解相关事项,请联系学院学工部就业指导办公室,联系电话:0574—87600695,办公地址:师生活动中心106室;2019级及之后的由各二级学院学工办管理,有需要请联系所在二级学院学工办,联系方式和办公地点详见《二级学院办事指南》信息服务 » 办事指南 (ndky.edu.cn)

4.宁大科技学院继续教育学院的档案事项,请联系继教学院办公室,联系电话:0574-63712634。

5.《成绩总表(含GPA)也可以在学院自助打印设备上进行自助打印,详见《学习成绩表、学历证明自助打印须知》信息服务 » 办事指南 (ndky.edu.cn)

*友情提示:宁波大学及原宁波林业学校、原宁波海洋学校、原宁波师范学校毕业生,利用录取名册、学习成绩表、学籍表等学籍档案请与宁波大学档案馆联系查用;原宁波师范学院毕业生,利用录取名册、学习成绩表、学籍表等学籍档案请与宁波市档案馆联系查用;如需开具学历证明等请与宁波大学教务处联系。宁大成教学院2001年之前的档案请联系成教学院。相关电话:宁波大学档案馆0574-87600221;宁波市档案馆0574-87186938;宁波大学教务处0574-87609829;宁波大学成教学院:0574-87220029。


附件一:查档委托书(参考模版)

注:

《查档委托书》需委托人本人全文手写并签名严禁在模板打印件上手写填空,然后扫描成PDF格式的电子文件,和委

托人本人身份证原件正反面扫描件或照片(jpg或pdf格式)一起发送到电子邮箱:ds@nbu.edu.cn,发出后打电话0574-63712617 63712519告知并预约受委托人来查档的时间。

入学后转专业、退伍复读时重新选择专业的同学,必须如实填写录取时的专业/大类,否则无法查找录取时产生的档案。

受委托人需持本人身份证,在约定时间内来校办理档案查阅和利用手续。

 

  附件二:关于请求协查干部学籍材料的函(参考格式)